La permanence téléphonique est un service de gestion des appels entrants d’une entreprise proposée par une entreprise externe spécialisée dans ce domaine. Ce service s’adapte à tout type de milieu professionnel : professions de la santé, entreprises et artisans ou professions libérales. Les appels sont traités selon les consignes préalablement fournies par l’entreprise.
Concrètement, la permanence téléphonique s’occupe de l’accueil téléphonique de votre entreprise. Elle identifie les raisons de chaque appel, prend les messages ou vous transfère directement les appels selon leur importance. Elle gère également vos agendas professionnels pour la prise de rendez-vous.
Mais alors, quels sont ses avantages ?
1. Une permanence téléphonique à taille humaine.
Aujourd’hui, votre entreprise doit être joignable en permanence. La gestion des appels téléphoniques peut prendre plusieurs formes : vous pouvez avoir une ou plusieurs secrétaire dans votre entreprise, ou alors vous pouvez faire appel à une société spécialisée dans la permanence téléphonique. En la confiant à une entreprise spécialisée dans ce service, vous aurez une secrétaire plus disponible qu’une secrétaire interne, puisque la secrétaire sera dédiée à l’accueil téléphonique. Cela permet une réception téléphonique de qualité et de quantité, garantissant une meilleure relation avec la clientèle.
2. Un service de secrétariat à moindre coût.
C’est le principal avantage, même si on n’y pense pas toujours. Alors certes, vous allez devoir payer un forfait mensuel pour ce service, mais vous n’aurez pas les coûts de mise en place d’un service de secrétariat téléphonique : pas de matériel (bureau, chaises, standard téléphonique…) et de logiciel à acheter, ni de standardiste à recruter. Cela vous permet de faire des économies non négligeables de ressources, que vous pourrez alors employer à d’autres fins plus importants pour le développement de votre société.
3. Une tarification souple adaptée à vos besoins.
La plupart du temps, les entreprises spécialisées dans la permanence téléphonique proposent des forfaits en fonction de votre nombre d’appel. Ainsi, le forfait que vous payerez sera totalement adaptée à vos besoins et au nombre d’appels que vous recevez. Et si, certains mois, vous recevez moins d’appels, vous paierez moi cher. De plus, la permanence téléphonique peut être gérée de façon permanente ou bien ponctuellement. Cela signifie que vous pouvez soit laissez votre ligne à l’entreprise spécialisée tout au long de l’année, soit seulement aux moments que vous choississez (pendant vos réunions ou pendant vos vacances par exemple). Pour faire plus simple, c’est quand vous voulez !
4. Gagner du temps dans votre activité professionnelle.
Avec la permanence téléphonique, vous gagnez du temps ! On le sait, répondre au téléphone peut prendre beaucoup de temps. De plus, avec les appels commerciaux incessants à certains créneaux horaires, cela vous faire perdre un temps important. En optant pour ce service, vous ne serez plus coupé par le téléphone régulièrement, vous pourrez donc vous concentrer totalement sur votre travail. Vous serez alors plus efficace, car mieux concentré.
5. Optimiser l’espace de vos bureaux.
Ce n’est pas l’avantage auquel on pense le plus, mais vous allez pouvoir gagner de l’espace dans vos bureau. Vous n’aurez pas à prévoir la place du bureau et de tout le matériel indispensable pour la réception des appels. Cela vous permettra d’installer des espaces de travail supplémentaires, ou alors de réduire la surface de bureau que vous devez louer pour votre activité. Dans ce deuxième cas, vous économiserez en plus sur le prix de votre location de bureau. En plus de cela, si vous choisissez de faire réaliser ce service par un centre d’affaires comme l’Espace Florentin, vous pourrez directement louer des bureaux sur place.
6. Améliorer l’image de l’entreprise grâce à la permanence téléphonique.
Chaque appel est géré pour assurer parfaitement votre relation client. La secrétaire répond au nom de l’entreprise, prend les messages et vous les transfère (par mail ou par téléphone) rapidement. Souvent, les messages sont enregistrés sur un logiciel, donc il est possible de les retrouver en cas de perte. De plus, il est également possible que la société gère votre agenda professionnel, afin que des rendez-vous puissent être pris même lorsque vous n’êtes pas disponible. Ainsi votre entreprise est toujours joignable, ce qui vous permet de gagner en professionnalisme et donc d’avoir une image de marque positive pour votre entreprise.
Vous avez des questions en plus sur la permanence téléphonique ? Vous cherchez une société spécialisée dans la permanence téléphonique ? A l’Espace Florentin, nous pouvons vous proposer ce service. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions et à vos besoins. Pour plus d’informations, visitez notre page dédiée à ce service.